Tanta accoglienza, informazione, ascolto delle persone in difficoltà, e soprattutto sempre più servizi on line e a distanza: a un anno dall'inizio dell'emergenza sanitaria per la pandemia da Covid-19, i Servizi Demografici e lo Sportello Cittadino del Comune di Castel San Pietro Terme si scoprono sempre più immersi nella trasformazione digitale che sta investendo la pubblica amministrazione e l'intera società.
Un'accelerazione spinta anche dalla situazione, con gli uffici che hanno fatto il massimo per non far spostare i cittadini, utilizzando soprattutto la posta elettronica, le piattaforme digitali, il telefono (motivo per cui le linee risultano spesso occupate), e, solo in caso di necessità della presenza fisica dei cittadini, fissando appuntamenti e prenotazioni, anche attraverso agende elettroniche inserite nel sito del Comune, il tutto sempre andando incontro alle loro esigenze, e mettendo in atto tutte le azioni previste dalle normative per il contenimento del contagio.
«La pandemia ha dato una spinta all'innovazione tecnologica della pubblica amministrazione – sottolinea il vice sindaco e assessore agli Affari Generali, Andrea Bondi – e qui a Castel San Pietro Terme è stato enorme il lavoro messo in campo dai nostri dipendenti per rispondere alle esigenze dei cittadini, sopperendo all'impossibilità di garantire tutti i servizi in presenza. Una piccola rivoluzione che ci ha insegnato a modernizzarci e che, alla lunga, porterà sicuramente ad una efficienza ancora maggiore della macchina comunale. Per quanto riguarda la difficoltà da parte dei cittadini di contattare gli uffici al telefono, stiamo lavorando per sistemare il centralino e le criticità dovute a un surplus di lavoro».
Grande attenzione è stata dedicata innanzitutto a CIE-Carta d'Identità Elettronica e SPID-Sistema Pubblico di Identità Digitale, due cardini della trasformazione digitale, in quanto diventeranno per i cittadini gli unici strumenti di accesso a tutti i servizi in rete delle Pubbliche Amministrazioni.
Per quanto riguarda la CIE, dopo il periodo di lockdown della primavera 2020, in cui necessariamente c'era stata una drastica riduzione delle emissioni (ma era comunque stata prorogata la validità dei documenti scaduti), a partire da fine maggio 2020 c'è stato un forte recupero, anche grazie alla nuova apertura ad orario continuato del giovedì (appuntamenti dalle ore 8,30 fino alle 17,30 per l'ultima carta), un'opportunità molto apprezzata dai cittadini, estesa a tutti i servizi dello Sportello Cittadino. Ad oggi i tempi di attesa per avere l'appuntamento per la CIE sono ridotti a circa una settimana, e sempre con la disponibilità a soddisfare eventuali urgenze, ad esempio in caso di furto o smarrimento.
Molto attivo lo sportello SPID aperto presso il Comune, che nel 2020 ha fornito le credenziali a 400 utenti, dando così loro la possibilità di ottenere certificati attraverso la sezione “Servizi online” sul sito del Comune. Nel 2020 i certificati prodotti on line sono stati 1.077, un ottimo risultato, paragonabile a quelli cartacei richiesti allo Sportello che sono stati 1.652, dato in cui sono però comprese anche le autenticazioni.
E l'evoluzione digitale ha investito anche tutte le altre attività.
Nell'anno 2020 sono state eseguite 860 pratiche di iscrizione e cambi di indirizzo anagrafici, un numero non molto differente rispetto al 2019, ma quasi la metà sono state inviate via email, evitando al cittadino il disagio di recarsi presso gli uffici.
Notevole anche lo sforzo compiuto per le verifiche anagrafiche finalizzate all'erogazione del reddito di cittadinanza – in tutto 300 nel 2020 -, verifiche che vengono effettuate a seguito delle richieste pervenute attraverso la piattaforma nazionale.
Sempre alta rimane l'attenzione nei confronti delle persone con disabilità che si rivolgono allo Sportello per il rilascio dei contrassegni per i parcheggi auto. Le richieste sono diminuite - 181 nel 2020 contro le 245 del 2019, ma ogni sforzo è stato fatto per preparare il più possibile la pratica in anticipo, fornendo le informazioni per telefono e inviando i moduli via mail, in modo da fissare il solo appuntamento per il ritiro.
Uno sviluppo notevole rispetto agli anni scorsi ha avuto l'attività dell'anagrafe canina, per l'aumento delle persone che in questo difficile periodo hanno scelto di avere la compagnia di un cane o di un gatto. Anche in questo caso, è possibile svolgere l'istruttoria al telefono, con l'operatore dello Sportello che si collega al sito dell'anagrafe canina regionale, e l'invio tramite mail della modulistica. Solo chi non ha un indirizzo email deve prendere un appuntamento e recarsi di persona allo sportello.
Nonostante gli spostamenti siano stati limitati per il Covid-19, è proseguita l'attività dei messi comunali, che nel 2020 hanno comunque notificato 750 atti, contro i 1.700 del 2019.
Notevole anche l'attività del protocollo, che non si è mai fermata, con 21.603 atti in entrata e 6.300 in uscita con posta cartacea (ad es. raccomandate, atti, avvisi, ecc.).
Per quanto riguarda l'attività dell'ufficio di Stato civile, dovendo limitare la presenza del pubblico nell'ambito delle cerimonie, come previsto nelle normative per la prevenzione del contagio da Covid-19, i matrimoni sono stati più che dimezzati con solo 70 celebrazioni rispetto alle 152 del 2019; ciò è visibile soprattutto nei matrimoni religiosi contratti nel 2020, che sono stati 1/3 rispetto all'anno precedente. Stabile invece il numero delle unioni civili (una nel 2019 e una nel 2020). Il calo si è notato anche sul numero delle separazioni e divorzi (28 nel 2020 contro 55 nel 2019).
Per quanto concerne le D.A.T. (disposizioni anticipate di trattamento, istituite dalla Legge n. 219 del 22 dicembre 2017 e le cui indicazioni operative risalgono al 2018), nel 2019 hanno avuto una impennata con 50 disposizioni effettuate, dovuta all'avvio del nuovo servizio, mentre le 9 ricevute nel 2020 fanno pensare ad una messa a regime del servizio, anche se la necessità di effettuare le dichiarazioni in presenza può avere influenzato il dato.
Costante il numero dei nati, mentre si è registrato un aumento dei deceduti sul territorio con una trentina di casi in più.
Quasi raddoppiati gli stranieri (compresi i loro figli minori) che sono divenuti cittadini italiani: una cinquantina nel corso del 2020, ciò grazie anche alla forte attività di recupero effettuata dall'ufficio di stato civile nei mesi in cui gli spostamenti delle persone erano più limitati.
Notevole l'attività svolta internamente dall'Ufficio di Stato Civile, il cosiddetto back-office. A titolo esemplificativo ma non esaustivo, si pensi alle annotazioni sui Registri di Stato Civile che nel 2020 sono state 3.262 contro le 1.698 nel 2019, mentre sono state evase per posta 709 richieste di certificati ed estratti contro le 317 del 2019.